文书档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强文书档案管理工作，充分发挥文书档案在反映本所主要活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据国家行业标准ZKY/B002-4-2006《中国科学院文书档案建档规范》、DA/T22-2015《归档文件整理规则》有关规定，结合我所《档案管理制度》，特制定本管理办法。

　　第二条 本管理办法规定了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，提出了文件材料的预立卷操作规程、文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。

　　第三条 对于文书档案归档工作，务必保证归档材料的及时和完整，严格执行2020年修订的《档案法》第十四条的规定“应当归档材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有”。

　　第二章 管理职责

　　第四条 管理部门的职责

　　负责协助党政办档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。参与本部门归档文件材料保管期限的划分。

　　第五条 党政办档案室的职责

　　（一）党政办公室（档案室）负责建立文书档案管理的相关制度并监督执行；

　　（二）审核、验收各管理部门移交的归档文件，并依据文书档案建档规范对文书档案进行分类、整理、装订、编目；

　　（三）督促并指导各部门预立卷的收集、积累及归档工作；

　　（四）负责审定归档文件材料保管期限的划分。

　　第六条 兼职档案员的职责

　　兼职档案员职责执行《档案管理制度》中《兼职档案员职责》

　　第三章 文书档案预立卷要求

　　第七条 以本所名义印发的公文及收到的各级外来管理类文件，一律由党政办统一收集、管理、预立卷、移交；各承办部门及承办人员应保证经办文件的系统完整（各种附件及上报材料齐全）

　　第八条 本所（部门）形成的文件材料（重要发文及内部形成的文件材料）、上下级机关及其他机关发送的针对本所（部门）工作或与本所（部门）主管业务有密切联系的材料。

　　第九条 各部门具体承办人应把办结后的文件转交本部门兼职档案员集中分类形成预立卷，同时建立预立卷文件目录。

　　第十条 在明确文件管理的及时性、准确性、完整性的前提下，预立卷材料要分类清晰、查阅方便、管理有效。

　　第十一条 各部门需将上一年文件材料预立卷后向党政办（档案室）文书档案管理人员移交，并确保档案的归档率、完整率、合格率。若案卷不完整或不符合要求，兼职档案员有责任补齐和整改。

　　第十二条 退休、调动等离岗的行政管理人员，在离岗前应把留存的各类文件资料移交给工作交接人或本部门兼职档案员，兼职档案员协助离岗人员做好文件资料的移交工作，部门负责人监督文件资料移交工作。

　　第四章 归档范围及质量要求

　　第十三条 文书档案指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。凡是反映本所管理和科研工作，对本所工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料（电子文件归档必须有相应的纸质文件一同归档）及通过所办公室收发的文件均应归档保存。（归档范围见附件）

　　第十四条 归档重点是本所重要收发文及部门内部形成的文件材料，上级机关及相关业务主管部门发送的针对本所工作或与本所业务工作有密切联系的材料。

　　第十五条 本所印发的公文及收到的各级外来管理类文件，一律由党政办公室文书管理人员统一收集、管理、归档。

　　第十六条 本所召开的重要会议，由会议主办部门指定专人对会议材料进行整理、积累和归档。

　　第十七条 公文承办部门及承办人员应保证经办文件的系统完整，各种材料及附件齐全。

　　第十八条 文书档案的保管期限分为永久、定期。定期分为10年、30年两种。

　　第十九条 归档文件质量要求

　　（一）归档文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制；

　　（二）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制，并与原件一并归档；

　　（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求；

　　（四）未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。

　　第五章 归档文件整理

　　第二十条 归档文件以“件”为整理单位，一般以每份文件为一件。

　　第二十一条 有破损的文件，应对其进行修补；超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以便归档后的查阅利用。

　　第二十二条 归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文在前，外文在后；公文处理单在前，文件在后。

　　第二十三条 归档文件按文件形成时间的先后顺序排列。

　　第六章 归档文件分类、编号和编目

　　第二十四条 归档文件按年度—保管期限—问题的方法进行分类。

　　第二十五条 文书档案分类：党群管理类、综合管理类、人事管理类、科研管理类、财务管理类、资产管理类、教育管理类、信息工作类、离退休工作、企业管理类、后勤管理类、质量管理类、外事管理类等。

　　第二十六条 归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设有全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、馆编件号等内容。

　　第二十七条 归档文件应依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。编目内容包括件号、责任者、文号、题名、文件的形成时间(签发日期、办结日期)、页数以及包括密级、修改、补充、移出、销毁等需要补充和说明情况的备注。

　　第七章 文书档案移交

　　第二十八条 文书档案应在次年3月底以前向综合档案室移交完毕。归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和《归档文件目录》一式两份，送交综合档案室检查、验收。

　　第二十九条 党政办公室（档案室）在接收前，应对送交的档案进行严格质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。

　　第三十条 对质量符合规范要求的档案，经清点无误后，各部门负责人签字后，交接双方在《归档文件目录》上签字确认，一式两份，并各执一份。

　　第八章 附则

　　第三十一条 文件材料的归档范围及保管期限见中国科学院标准ZKY/B002-4-2006《文书档案建档规范》中附录B《院属单位文书档案归档范围及保管期限参考表》。

　　第三十二条 本办法由党政办公室（档案室）负责解释。

　　第三十三条 本办法自印发之日起施行，原《文书档案管理办法》同时废止。