公文处理办法

　　第一章 总则

　　第一条 根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号），为了适应工作需要，做好公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，制定本办法。

　　第二条 我所公文是我所实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及我院方针政策，我所公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　　第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　第二章 公文种类

　　第五条 公文种类主要有：

　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　第三章 公文格式

　　第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

　　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

　　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

　　第七条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

　　第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

　　第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　第四章 行文规则

　　第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　　第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

　　第十二条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　　（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

　　（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

　　（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

　　第十三条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

　　（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　　（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

　　（三）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

　　第十四条 我所正式行文归口管理部门为党政办公室。其他部门不得以文件形式向外部单位行文；指导、布置和商洽工作可采用函的形式。

　　第五章 公文拟制

　　第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第十六条 公文起草应当做到：

　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。

　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

　　（四）文种正确，格式规范。

　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　（六）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　　第十七条 公文文稿签发前，应当由发文部门及党政办进行审核。审核的重点是：

　　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　　（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

　　（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　第十八条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

　　第十九条 公文应当经主管所领导审批后签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署所领导会签。

　　第六章 收文办理

　　第二十条 收文分为纸质文件（包括机要文件、省/市各级政府机关文件、传真文件等）、中科院ARP系统电子公文文件、中科院隔离网传递的涉密文件三类。

　　（一）纸质文件收文办理主要程序是：

　　1.签收。对收到的公文文书管理员应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：判断文件内容是否可公开，可公开文件扫描后通过ARP系统签批传阅进行办理；不符合公开要求的纸质文件严格按照审批流程进行流转。

　　4.承办。批办性公文由党政办公室主任根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见报业务主管所领导签批，文书管理员根据批示转有关承办部门办理；需要两个以上部门办理的，批示中应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　5.传阅。阅知性公文由党政办公室主任根据公文内容、要求和工作需要确定范围提出拟办意见，根据主管业务所领导的批示和工作需要将公文及时分送传阅对象阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　6.催办。文书管理员应及时了解并掌握紧急公文或者重要公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

　　7.答复。公文的办理结果承办部门应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　（二）中科院ARP系统电子公文收文办理主要程序是：

　　1.登记。文书管理员应对公文的主要信息详细电子记载。

　　2.初审。初审的重点是：文件能否正常阅读；有无公章；附件能否正常下载阅览。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　3.承办。批办性公文由党政办公室主任根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见报业务主管所领导签批，并根据批示意见转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　4.传阅。阅知性公文根据业务主管所领导的批示和工作需要将公文及时转给传阅对象阅知。

　　5.催办。文书管理员应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

　　6.办结与归档。文书管理员对处理完毕的公文应及时打印与定期存档。

　　（三）隔离网涉密文件收文办理主要程序是：

　　1.登记。重大项目办负责对隔离网涉密文件的接收工作，对接收到的电子文件主要信息进行详细电子记载。

　　2.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后移交纸质涉密文件，并与承办部门签署接收单。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。承办部门负责人负责控制涉密文件知悉范围。

　　3.传阅。根据业务主管所领导批示和工作需要将文件及时送传阅对象阅知或者批示。办理文件传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　4.答复。承办部门对文件办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。纸质文件按照密件妥善保管，保管方式依照《长春应化所国家秘密载体管理规定》执行。

　　第七章 发文办理

　　第二十一条 发文办理主要程序是：

　　1.拟稿。由各部门负责起草文稿。

　　2.审核。拟稿部门负责人负责发文审核。审核严把三关。内容关：文件内容经过慎重研究决定形成决策，审核有无个别观点失妥、某些环节疏漏等情节发生。规则关：审核发文形式是否得当；主送、抄送是否符合行文规则；文种使用是否正确等。表述关。审核文稿中结构是否清晰、严谨；篇幅是否凝练；语句是否畅通、用词是否准确；有无错别字、不规范的简化字等，引文等是否规范等。

　　3.核稿。文书管理员审核文件的构成要素、格式是否正确，负责字体、格式排版，保证发文质量。

　　4.审核。办公室主任对文件内容再次审核，并根据文件内容和工作需要提出拟办意见报业务主管所领导签发。

　　5.复核。文书管理员电子印发前应当对公文文种、格式、字体等再次进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。

　　6登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　7.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　8.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　9.呈送。公文呈送外单位由拟稿人办理，在发送单收文单位中查找、确认收文的单位，选定打印份数后确认发送；在收文反馈中可查看对方接受文件情况。

　　第八章 整理归档

　　第二十二条 整理归档：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及本单位档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

　　第二十三条 公文由党政办公室统一管理。年底电子收文（不包括隔离网接收文件）由档案室按当年收文本目录选取有保存价值的文件，党政办（档案室）选取文件进行归档。发文（包括附件）由党政办按照发文目录全部归档所有文件。

　　第二十四条 纸质收文和隔离网接收文件依据所领导批办意见转签收到具体承办部门，各部门按照自己签收的文件暂时保存，逐年全部归档。

　　第二十五条 不具备归档和保存价值的公文（不包括涉密文件），经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第二十六条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门拆分时，需要归档的公文经整理后按照有关规定办理交接手续，需要归档材料移交档案管理部门进行归档。

　　第二十七条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第九章 附则

　　第二十八条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。涉密方面的公文及文件，依照涉密文件管理有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

　　第二十九条 本办法由党政办公室负责解释。

　　第三十条 本办法自印发之日起施行，原《公文处理办法》同时废止。